Adiós a las tareas vampiro: estos cinco hábitos me ayudan a gestionarlas con éxito y a evitar que se coman mi productividad

Adiós a las tareas vampiro: estos cinco hábitos me ayudan a gestionarlas con éxito y a evitar que se coman mi productividad
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¿A quién no le ha pasado? Tener la sensación de que perdía el tiempo en el trabajo, justamente por el tipo de tareas improductivas. Son las tareas vampiro, aquellas que parecen chupar nuestra energía y tiempo de forma desproporcionada.

Estas tareas pueden ser cualquier cosa; desde correos electrónicos interminables hasta reuniones improductivas o tareas que simplemente no parecen avanzar. A mí también me pasaba.

Pero no te preocupes, si te ocurre, quédate porque te cuento algunos hábitos que a mí me han ayudado a enfrentar estas tareas con éxito y a evitar que interfieran en mi productividad, que tal vez también te ayuden.

1) Priorizo y organizo bien mi tiempo

Cuando se trata de gestionar tareas vampiro, la priorización es clave. Antes de empezar mi día, dedico unos minutos a identificar las tareas más importantes y urgentes. Utilizo técnicas como la matriz de Eisenhower para distinguir entre lo importante y lo urgente. Esto me ayuda a concentrar mi energía en las actividades que realmente son productivas.

Por ejemplo, si tengo la bandeja de entrada llena de correos electrónicos, en lugar de intentar responder a todos de una vez, priorizo aquellos que son urgentes y relacionados con tareas importantes. De esta manera, evito que los correos electrónicos menos importantes me distraigan y consuman mi tiempo.

2) Diseño bloques de tiempo para centrarme en una sola cosa (la que importa)

Otro hábito que me ha ayudado a gestionar las tareas vampiro es trabajar en bloques de tiempo concentrado. De esta forma, en lugar de saltar de una tarea a otra, reservo períodos de tiempo específicos para trabajar en una sola tarea o proyecto.

Durante estos bloques de tiempo, elimino las distracciones (por ejemplo, apago el móvil, me pongo cascos con música tranquila...) y me enfoco completamente en la tarea en cuestión. Si tengo que redactar un informe importante, bloqueo dos horas en mi calendario y me comprometo a trabajar exclusivamente en esa tarea durante ese tiempo.

Apago las notificaciones del correo electrónico y del teléfono, cierro las pestañas del navegador no relacionadas y me pongo por completo en la tarea. Si lo hago así, aprovecho mucho mejor mi tiempo y no lo pierdo en tareas vampiro.

3) Delego lo que no sé hacer y me centro en lo que sí

A veces las tareas vampiro nos las imponen desde fuera, pero otras, pueden aparecer porque intentamos abarcar demasiado. Una de las lecciones más importantes que he aprendido es la importancia de delegar de forma lógica. Reconozco mis fortalezas y debilidades, y estoy dispuesta a delegar tareas que no son mi especialidad o que consumen demasiado tiempo y energía.

Por ejemplo, si estoy con la contabilidad de mi negocio (de la que entiendo más bien poco), en lugar de perder horas tratando de resolverlo por mi cuenta, delego esa tarea a un gestor. Así, libero mi tiempo y energía para concentrarme en las actividades que realmente me apasionan, las que domino y en las que soy más productiva.

4) Digo que no a las tareas que no me suman

Para evitar que las tareas vampiro se apoderen de mi productividad, también pongo límites. Esto incluye decir "no" a tareas que no me ayudan a conseguir mis objetivos o que consumen demasiado tiempo y energía sin ofrecer un retorno.

Por ejemplo, si me piden asistir a una reunión que no es relevante para mis responsabilidades principales (y que no es obligatorio que asista), no dudo en declinar la invitación de manera educada pero firme. De esta manera, protejo mi tiempo y me aseguro de que estoy invirtiendo mis recursos en actividades que realmente importan.

5) Me cuido y descanso cuando lo necesito

Pero no todo es gestionar estas tareas; también me ayuda salir de ellas y cuidarme a mí misma. Aprendí que el autocuidado y el descanso me ayudan a protegerme y a evitar que las tareas vampiro me chupen toda la energía. Reconozco la importancia de tomarme descansos, hacer ejercicio, dormir lo suficiente y dedicar tiempo a actividades que me relajen y recarguen.

Por ejemplo, si me noto agotada mentalmente, hago un breve descanso para dar un paseo al aire libre, practicar meditación o técnicas de respiración profunda. Si lo hago así, mi energía se renueva, tengo un enfoque más claro  y vuelvo al trabajo con una perspectiva más clara, fresca y renovada.

Foto | Portada (Serie The Office, 2005)

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